Umów rozmowę↗Zakres wsparcia operacyjnego
Operacyjne zaplecze dla Twoich nieruchomości. Prowadzenie kalendarza rezerwacji, bieżąca komunikacja z gośćmi i najemcami oraz koordynacja sprzątania i serwisu.
Kanały
Sprawy
Kiedy warto przekazać ten obszar
Telefon dzwoni zawsze. Zapytania od gości i najemców przychodzą o każdej porze i rozbijają resztę dnia.
Kalendarze się rozjeżdżają. Ręczna synchronizacja portali kończy się pomyłką albo podwójną rezerwacją.
Ekipy trzeba pilnować. Ustalenia ze sprzątaniem, pralnią i serwisem wymagają ciągłego przypominania i potwierdzania.
Za każdym razem od nowa. Brak gotowych procedur sprawia, że każde zameldowanie wygląda inaczej i czegoś w nim brakuje.
Co przejmuję
Przejmuję operacyjną stronę wynajmu, od kontaktu z gościem po nadzór nad harmonogramem firm zewnętrznych.
Obsługa zapytań i rezerwacji. Komunikacja z gośćmi i najemcami przed pobytem, w jego trakcie i po zakończeniu.
Kalendarz i portale rezerwacyjne. Aktualizacja dostępności na portalach i zapobieganie podwójnym rezerwacjom.
Cennik i dostępność. Wprowadzanie stawek sezonowych, minimalnych długości pobytu i warunków rezerwacji według ustalonych zasad, wraz z przeglądem cen w okolicy.
Zameldowanie i wymeldowanie. Prowadzenie procedur przekazania obiektu i pilnowanie, by gość dostał komplet informacji na czas.
Koordynacja sprzątania i serwisu. Harmonogramy dla firm sprzątających, pralni i ekip technicznych oraz potwierdzanie wykonania.
Zgłoszenia i awarie. Przyjmowanie zgłoszeń od najemców i kierowanie ich do wyznaczonych fachowców zgodnie z ustaloną ścieżką.
Umowy najmu i dokumentacja obiektu. Przygotowanie dokumentów na podstawie Twoich wzorów oraz rejestr przeglądów, ubezpieczeń i gwarancji wyposażenia.
Rozliczenia pobytów i kaucji. Kontrola wpłat, zwroty kaucji, dokumenty dla gości i zestawienia dla księgowości.
Opinie gości. Pilnowanie, by żadna opinia nie została bez odpowiedzi, oraz zbieranie powtarzających się uwag o obiekcie.
Dwa tryby realizacji
Zakres ustalamy przed startem i możesz go później rozszerzyć. Tryb partnerki operacyjnej zawiera wszystko to, co tryb asystentki.
Pracuję według Twoich wytycznych i w ramach zasad, które już obowiązują.
Wszystko z trybu asystentki, a do tego projektowanie sposobu pracy obiektu.
Realizacja w praktyce
Wdrożenie przechodzimy raz. Potem obiekt działa w powtarzalnym rytmie i wracasz do niego tylko po to, żeby zdecydować.
Jednorazowo, na początku współpracy
Ustalamy, które obiekty i kanały przejmuję, co zostaje po Twojej stronie oraz w którym trybie pracujemy.
Przegląd ofert, cen, kalendarzy i kontaktów do ekip oraz sprawdzenie, gdzie dziś powstają pomyłki.
Spisujemy, kogo wzywam przy jakiej usterce, do jakiej kwoty decyduję sama i co wymaga Twojej zgody.
Powtarzalny rytm, bez daty końcowej
Zapytania, kalendarz, zameldowania, zamawianie sprzątania i obsługa zgłoszeń z obiektu.
Stan rezerwacji, wykonane naprawy, koszty do zatwierdzenia i sprawy, które czekają na Twoją decyzję.
Powtarzające się usterki i pytania gości trafiają do procedur, żeby następnym razem nie zaskakiwały.
Rytm powtarza się, dopóki trwa współpraca
Zakres na start
Pracę możemy zacząć od przejęcia komunikacji z gośćmi i obsługi jednego kanału rezerwacyjnego. Po ułożeniu tego procesu zakres może objąć wszystkie portale i harmonogramy firm zewnętrznych.
Po Twojej stronie
Dostępów do portali i kalendarza, kontaktów do ekip sprzątających i serwisowych oraz decyzji o kwocie, do której mogę działać samodzielnie. Terminy ustalamy wspólnie, a ich bieg liczę od przekazania materiałów, dostępów i akceptacji.
Najczęstsze pytania
Oba. Przy krótkoterminowym prowadzę kalendarze, rotację gości i sprzątanie. Przy długoterminowym skupiam się na dokumentach, rozliczeniach i bieżącym kontakcie z najemcami.
Ustalamy to przed rozpoczęciem współpracy: ścieżkę zgłoszeń, kontakty do wykonawców oraz kwotę, do której mogę działać samodzielnie. Sprawy wykraczające poza uzgodnione zasady przekazuję do Twojej decyzji. Naprawy wykonują fachowcy, a ja koordynuję zgłoszenie i monitoruję realizację.
Przygotowuję dokumenty na podstawie Twoich wzorów i koordynuję ich obieg. Sposób podpisywania umów oraz ewentualne upoważnienia ustalamy przed rozpoczęciem współpracy.
Obsługa prowadzona jest w dni robocze, od poniedziałku do piątku, w godzinach 8:00 do 16:00. Przyjazdy poza tym czasem obsługuje się procedurą, nie dyżurem: samodzielne zameldowanie, skrytka na klucze albo osoba na miejscu. Taką procedurę ustawiam na starcie i to ona pracuje wtedy, gdy ja nie pracuję.
Porozmawiajmy o potrzebach Twojego obiektu i dopasujmy właściwy model wsparcia operacyjnego.