Zakres wsparcia operacyjnego

Koordynacja projektów i podwykonawców

Omówmy zakres wsparcia Zobacz model współpracy

Operacyjne spięcie działań zespołu, agencji i freelancerów. Pilnuję harmonogramów, egzekwuję ustalenia i dbam o to, żeby projekty posuwały się do przodu bez codziennego przypominania z Twojej strony.

Kiedy warto przekazać ten obszar

Rozpoznajesz te wyzwania w firmie?

Ustalenia giną po drodze. To, co uzgodnione, rozsypuje się między mailami, czatem i rozmowami telefonicznymi.
Terminy bez gospodarza. Agencje i freelancerzy przesuwają daty, bo po stronie firmy nikt ich operacyjnie nie pilnuje.
Decyzje bez przygotowania. Pytania trafiają do Ciebie pojedynczo i bez tła, zamiast przyjść raz w tygodniu z gotowym zestawieniem.
Status trzeba odkopywać. Sprawdzenie, na jakim etapie jest zadanie i czyja jest teraz kolej, zajmuje pół dnia.

Co przejmuję

Zadania w tym obszarze

Przejmuję operacyjne prowadzenie zadań, od ułożenia struktury projektu w systemie po egzekwowanie efektów od wykonawców.

Organizacja pracy w systemie. Zakładanie i porządkowanie tablic, zadań i odpowiedzialności w narzędziu, z którego korzystacie.
Harmonogram i etapy. Rozpisanie prac na etapy i wyznaczenie terminów, które da się dotrzymać.
Egzekwowanie terminów. Bieżący kontakt z podwykonawcami i przypominanie o datach oddania materiałów, zanim termin minie.
Pytania i sprawy bieżące. Zbieranie zapytań od wykonawców i odpowiadanie na nie w granicach ustalonych uprawnień.
Obieg materiałów. Kompletowanie tekstów, grafik i dokumentów oraz przekazywanie ich do właściwych osób.
Weryfikacja kompletności. Sprawdzenie, czy dostarczone materiały są zgodne z wytycznymi, zanim trafią do Twojej akceptacji.
Notatki i ustalenia ze spotkań. Zapis tego, kto, co i na kiedy, rozesłany do uczestników tego samego dnia.
Sygnalizowanie opóźnień. Informacja, że termin jest zagrożony, zanim minie, wraz z propozycją, co da się przesunąć.
Zapytania ofertowe i wyceny. Zebranie ofert od wykonawców i przygotowanie zestawienia porównawczego do Twojej decyzji.
Rozliczenie etapów. Pilnowanie, czy zafakturowano to, co faktycznie odebrano, oraz kompletowanie dokumentów odbiorowych.

Dwa tryby realizacji

Ten sam obszar, dwa poziomy odpowiedzialności

Zakres ustalamy przed startem i możesz go później rozszerzyć. Tryb partnerki operacyjnej zawiera wszystko to, co tryb asystentki.

Tryb wirtualnej asystentki

Pracuję według Twoich wytycznych i w ramach zasad, które już obowiązują.

Dodawanie zadań i terminów do systemu
Wysyłanie przypomnień o datach
Zbieranie i przesyłanie materiałów
Notatki ze spotkań i statusy

Tryb partnerki operacyjnej

Wszystko z trybu asystentki, a do tego prowadzenie projektu.

Układanie struktury projektu i harmonogramu
Rozwiązywanie blokad z wykonawcami
Zapytania ofertowe i zestawienia wycen
Usprawnianie sposobu pracy nad projektami

Realizacja w praktyce

Co dzieje się na starcie, a co zostaje na stałe

Strukturę układamy raz. Potem każdy kolejny projekt rusza w tym samym rytmie i wracasz do niego tylko po to, żeby zdecydować.

Wdrożenie

Jednorazowo, na początku współpracy

Rozmowa i zakres

Ustalamy, które projekty przejmuję, co zostaje po Twojej stronie oraz w którym trybie pracujemy.

Inwentaryzacja projektów i partnerów

Przegląd trwających prac, listy wykonawców, ustaleń i terminów oraz sprawdzenie, gdzie dziś stają sprawy.

Struktura i granice decyzyjności

Układamy projekt w systemie i spisujemy, co uzgadniam z wykonawcą sama, a co wymaga Twojej zgody.

Praca ciągła

Powtarzalny rytm, bez daty końcowej

Prowadzenie projektów

Kontakt z wykonawcami, pilnowanie terminów, zbieranie materiałów i odblokowywanie spraw, które stanęły.

Status i decyzje

Dostajesz stan projektów, materiały gotowe do akceptacji i listę spraw, które czekają na Twoją decyzję.

Usprawnienia

Powtarzające się przestoje i nieporozumienia trafiają do procedur, żeby następnym razem nie wracały.

Rytm powtarza się, dopóki trwa współpraca

Zakres na start

Od czego zwykle zaczynamy

Pracę możemy zacząć od przeniesienia bieżących zadań i ustaleń z maili do jednego systemu oraz przejęcia kontaktu z jedną agencją lub grupą freelancerów.

Po Twojej stronie

Czego potrzebuję, żeby zacząć

Listy projektów i wykonawców, dostępu do systemu i korespondencji oraz decyzji o kwocie i zakresie, w jakich mogę uzgadniać sprawy samodzielnie. Terminy ustalamy wspólnie, a ich bieg liczę od przekazania materiałów, dostępów i akceptacji.

Najczęstsze pytania

Przed rozpoczęciem współpracy

Czy odpowiadasz za jakość pracy podwykonawcy?

Nie. Odpowiadam za proces, czyli za pilnowanie terminów, obieg materiałów i sprawdzenie ich kompletności. Za merytoryczną i prawną jakość wykonanej pracy, na przykład za błędy w kodzie, poprawność projektu czy treść specjalistycznego tekstu, odpowiada wykonawca.

Czy podejmujesz decyzje finansowe w projekcie?

Na początku ustalamy budżet i granice moich uprawnień. Mogę zbierać oferty, porównywać warunki i uzgadniać sprawy w wyznaczonym zakresie. Dodatkowe koszty, zmiany zakresu i zobowiązania wykraczające poza te zasady wymagają Twojej akceptacji.

Jak informujesz o postępach?

Ustalamy rytm i miejsce, na przykład krótki status we wtorek i pełne podsumowanie w piątek, w jednym kanale zamiast w kilku. Dzięki temu nie musisz dopytywać ani umawiać dodatkowych spotkań, żeby wiedzieć, na czym stoi projekt.

W jakich godzinach realizowane są zadania?

Zadania realizowane są w dni robocze, od poniedziałku do piątku, w godzinach 8:00 do 16:00.

Chcesz wiedzieć, na czym stoją projekty, bez dopytywania?

Porozmawiajmy o potrzebach Twojej firmy i dopasujmy właściwy model wsparcia operacyjnego.

Umów bezpłatną konsultację